Cette étude de cas est basée sur l'expérience de l'un de nos client.

Distribution de boissons

Un distributeur de boissons ne fait pas que de la vente et de l'acheminement de produits (bière, vins, spiritueux), il est également organisateur d'événements, et il loue son matériel à des tiers : tireuses à bière, barnums, tonnelles, buvettes, bars mobiles, machines à café, tables, verres, couverts... Pour des concerts, festivals, afterworks, conférences, vernissages, inaugurations, etc.

Jusqu'ici, tout reposait sur des tableurs et beaucoup d'improvisation, jusqu'au faux pas : un bar mobile promis à deux clients le même week‑end ! Il fallait faire quelque chose, pour que ça ne se reproduise plus.

Sommaire
- Le déclic
- Mise en place
- Une semaine type
- Résultats concrets
- Et après ?
- Découvrez Loxya vous aussi !

Le déclic

L'objectif était simple : unifier la préparation, l'affectation et le suivi du matériel dans un outil unique, commun à l'administration, aux commerciaux, aux magasiniers et à l'équipe terrain.
Loxya est installé et paramétré autour de trois principes :

• un catalogue du matériel structuré,
• un planning d'événements central,
• des processus de préparation et de retour tracés.

Mise en place

La première étape a consisté à cartographier le parc : une fiche matériel pour chaque tireuse, chaque barnum, chaque frigo, avec sa catégorie, sa sous-catégorie, ses accessoires, ses contraintes...

Très vite, l'équipe a commencé à raisonner en kits plutôt qu'en articles épars : "Bar pression 100 pers.", "Buvette festival", "Afterwork entreprise", etc. Les "modèles de liste" de Loxya standardisent la préparation, et limitent les oublis : composer une configuration relève moins de la mémoire individuelle que d'un assemblage simple et efficace.

Le planning, lui, a changé de statut : de document consultatif, il est devenu arbitre. À chaque nouveau dossier, Loxya vérifie la disponibilité réelle du parc et signale les collisions. Les événements internes sont saisis comme des événements à part entière ; ils réservent réellement le stock, au même titre qu'un contrat client. Cette simple décision a fluidifié les discussions : plus besoin d'arbitrer dans l'urgence entre "ce qu'on pensait avoir" et "ce qui est vraiment disponible".

La préparation et les retours, ensuite, se sont apaisés. Pour chaque événement, Loxya génère une liste claire, organisée par catégorie et sous-catégorie. Fini les bons de sortie qui sont bricolés la veille : l'utilisation de vraies checklists interactives, au départ comme au retour, guident le chargement et le rangement. Les codes-barres, quand ils sont utilisés, accélèrent encore le départ et sécurisent le retour du matériel.

Une semaine type avec Loxya

• Lundi : un commercial crée un événement « Festival associatif » pour le week-end qui arrive. Il utilise le modèle de liste « Buvette 500 pers. » ; Loxya vérifie les disponibilités et ajoute automatiquement au devis deux bars mobiles, quatre tireuses à bières, 3 frigos, et 500 gobelets réutilisables. Sans oublier bien sûr tous les accessoires nécessaires au bon fonctionnement (rallonges, multiprises, fûts...).
• Mercredi : une entreprise demande le matériel pour un « Afterwork » le samedi. En créant l'événement sur le calendrier, Loxya signale un conflit sur un bar mobile : la quantité en stock n'est pas suffisante pour honorer les deux commandes. L'équipe choisit alors une alternative dans le stock : deux bars mobiles plus petits, au lieu du grand prévu au départ.
• Jeudi : la responsable du personnel assigne les équipes de techniciens qui assureront la livraison et l'installation du matériel sur site, et voit tout de suite qui sera disponible ou non.
• Vendredi : l'inventaire de départ guide le chargement des camions. Rien n'est oublié, et Loxya prévient même le dépassement du poids total en charge en affichant clairement sur la fiche de sortie le poids total du matériel chargé.
• Samedi matin : Le matériel est livré et installé par les techniciens. La fiche de sortie PDF leur permet de s'assurer encore une fois que tout le matériel est bien présent.
• Dimanche soir : le client est satisfait. Mais au moment de l'inventaire de retour, le magasinier voit qu'une tireuse présente une fuite. Il la déclare « en panne », ce qui met à jour instantanément sa disponibilité pour les événement suivants !

Résultats concrets

Ce qui change au quotidien, c'est d'abord la sensation d'anticiper plutôt que de subir. Les conflits ne surgissent plus à la dernière minute ; ils sont détectés dès la création du dossier, quand on a encore des options.

Ce qui occupait l'équivalent d'un temps plein est maintenant géré en quelques heures par semaine : la classification claire du matériel et sa centralisation dans un catalogue commun permet de gagner en confiance et cohérence, évitant les erreurs sans perdre du temps à recouper les informations sur plusieurs supports. Le temps ainsi libéré est réinvesti dans le développement commercial, et l'amélioration du service client.

Ensuite, aucune double réservation n'ayant été constatée, plus d'annulation de dernière minute : La fiabilité s'est améliorée, renforçant la confiance des clients. Grâce à une meilleure visibilité sur les disponibilités réelles, l'entreprise peut accepter davantage de contrats ; le matériel qui restait parfois inutilisé par manque de traçabilité est maintenant optimisé.

Tout le monde collabore dans le même cadre — commercial, logistique, technique — le nombre d'échanges « de dernier recours » par téléphone chute. Sur site, l’expérience client gagne en régularité : les buvettes s’installent sans bricolage, les bars mobiles arrivent complets, la pression coule sans débat d’accessoires manquants.

Et après ?

L'équipe généralise l'étiquetage pour accélérer les retours volumineux, affine ses statistiques (taux de casse, rotation des kits, disponibilité en haute saison) et structure son catalogue selon trois segments naturels: associatif, entreprise, collectivité.

Il est même en projet de permettre aux clients réguliers de consulter directement les disponibilités et de pré-réserver du matériel directement en ligne, avant validation par l'équipe commerciale. Cela est possible grâce aux demandes de réservation en ligne de Loxya !

Au final, Loxya ne rajoute pas de tâche, mais permet à tous les maillons de la chaîne de travailler ensemble. Du devis à la restitution, tout est visible, vérifié et tracé — et le lundi matin respire enfin.

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