# Loxya | Distribution de boissons ## Distribution de boissons Un distributeur de boissons ne fait pas que de la vente et de l'acheminement de produits (bière, vins, spiritueux), il est également **organisateur d'événements**, et il **loue son matériel** à des tiers : tireuses à bière, barnums, tonnelles, buvettes, bars mobiles, machines à café, tables, verres, couverts... Pour des concerts, festivals, afterworks, conférences, vernissages, inaugurations, etc. Jusqu'ici, tout reposait sur des **tableurs** et beaucoup **d'improvisation**, jusqu'au faux pas : un bar mobile **promis à deux clients le même week‑end** ! Il fallait faire quelque chose, pour que ça ne se reproduise plus.

Illustration de tireuse à bière

> **Sommaire** > - [Le déclic](#le-declic) > - [Mise en place](#mise-en-place) > - [Une semaine type](#semaine-type) > - [Résultats concrets](#resultats-concrets) > - [Et après ?](#et-apres) > - [Découvrez Loxya vous aussi !](#decouvrez-loxya) ### Le déclic L'objectif était simple : unifier la **préparation**, **l'affectation** et le **suivi** du matériel dans un **outil unique**, commun à l'administration, aux commerciaux, aux magasiniers et à l'équipe terrain. Loxya est installé et paramétré autour de trois principes : - un **catalogue** du matériel structuré, - un **planning** d'événements **central**, - des processus de **préparation** et de **retour tracés**. ### Mise en place La première étape a consisté à **cartographier le parc** : une fiche matériel pour chaque tireuse, chaque barnum, chaque frigo, avec sa catégorie, sa sous-catégorie, ses accessoires, ses contraintes... Très vite, l'équipe a commencé à raisonner en **kits** plutôt qu'en articles épars : "Bar pression 100 pers.", "Buvette festival", "Afterwork entreprise", etc. Les ["modèles de liste"](/wiki/usage#usage-list-templates) de Loxya standardisent la préparation, et limitent les oublis : composer une configuration relève moins de la mémoire individuelle que d'un assemblage simple et efficace.

Capture d'écran d'un modèle de liste de matériel

Le [**planning**](/wiki/usage#usage-calendar), lui, a changé de statut : de document consultatif, il est devenu **arbitre**. À chaque nouveau dossier, Loxya **vérifie la disponibilité réelle** du parc et signale les collisions. Les événements internes sont saisis comme des événements à part entière ; ils réservent réellement le stock, au même titre qu'un contrat client. Cette simple décision a **fluidifié les discussions** : plus besoin d'arbitrer dans l'urgence entre _"ce qu'on pensait avoir"_ et _"ce qui est vraiment disponible"_. La **préparation** et les **retours**, ensuite, se sont apaisés. Pour chaque événement, Loxya génère une **liste** claire, **organisée par catégorie et sous-catégorie**. Fini les bons de sortie qui sont bricolés la veille : l'utilisation de vraies **checklists** interactives, au [départ](/wiki/usage#usage-departure-inventory) comme au [retour](/wiki/usage#usage-return-inventory), guident le chargement et le rangement. Les **codes-barres**, quand ils sont utilisés, accélèrent encore le départ et sécurisent le retour du matériel. ### Une semaine type avec Loxya - _Lundi_ : un commercial **crée un événement** « Festival associatif » pour le week-end qui arrive. Il utilise le modèle de liste « Buvette 500 pers. » ; Loxya **vérifie les disponibilités** et **ajoute** automatiquement au devis deux bars mobiles, quatre tireuses à bières, 3 frigos, et 500 gobelets réutilisables. Sans oublier bien sûr tous les accessoires nécessaires au bon fonctionnement (rallonges, multiprises, fûts...). - _Mercredi_ : une entreprise demande le matériel pour un « Afterwork » le samedi. En créant l'événement sur le calendrier, Loxya signale un **conflit** sur un bar mobile : la quantité en stock n'est **pas suffisante** pour honorer les deux commandes. L'équipe choisit alors une alternative dans le stock : deux bars mobiles plus petits, au lieu du grand prévu au départ. - _Jeudi_ : la responsable du personnel assigne les **équipes de techniciens** qui assureront la livraison et l'installation du matériel sur site, et voit tout de suite qui sera disponible ou non. - _Vendredi_ : **l'inventaire de départ** guide le chargement des camions. Rien n'est oublié, et Loxya prévient même le **dépassement du poids total** en charge en affichant clairement sur la fiche de sortie [le poids total](/blog/chargez-malin-roulez-sereins-risques-surcharge-comment-eviter-avec-loxya) du matériel chargé. - _Samedi matin_ : Le matériel est **livré** et **installé** par les techniciens. La fiche de sortie PDF leur permet de s'assurer encore une fois que tout le matériel est bien présent. - _Dimanche soir_ : le client est satisfait. Mais au moment de **l'inventaire de retour**, le magasinier voit qu'une tireuse présente une fuite. Il la déclare « en panne », ce qui **met à jour** instantanément sa **disponibilité** pour les événement suivants ! ### Résultats concrets Ce qui change au quotidien, c'est d'abord la sensation **d'anticiper** plutôt que de subir. Les conflits ne surgissent plus à la dernière minute ; ils sont détectés **dès la création du dossier**, quand on a encore des options. Ce qui occupait l'équivalent d'un temps plein est maintenant géré en quelques heures par semaine : la [**classification**](/blog/bonnes-pratiques-classement-nomenclature-materiel) claire du matériel et sa **centralisation** dans un catalogue commun permet de gagner en **confiance et cohérence**, évitant les erreurs sans perdre du temps à recouper les informations sur plusieurs supports. Le temps ainsi libéré est réinvesti dans le **développement commercial**, et l'amélioration du **service client**. Ensuite, aucune double réservation n'ayant été constatée, plus d'annulation de dernière minute : La **fiabilité** s'est améliorée, renforçant la confiance des clients. Grâce à une **meilleure visibilité** sur les disponibilités réelles, l'entreprise peut accepter **davantage de contrats** ; le matériel qui restait parfois inutilisé par manque de traçabilité est maintenant optimisé. Tout le monde **collabore dans le même cadre** — commercial, logistique, technique — le nombre d'échanges _« de dernier recours »_ par téléphone chute. Sur site, l’expérience client gagne en régularité : les buvettes s’installent sans bricolage, les bars mobiles arrivent complets, la pression coule sans débat d’accessoires manquants. ### Et après ? L'équipe généralise l'étiquetage pour accélérer les retours volumineux, affine ses statistiques (taux de casse, rotation des kits, disponibilité en haute saison) et structure son catalogue selon trois segments naturels: associatif, entreprise, collectivité. Il est même en projet de permettre aux clients réguliers de consulter directement les disponibilités et de **pré-réserver du matériel** directement en ligne, avant validation par l'équipe commerciale. Cela est possible grâce aux [demandes de réservation en ligne](/premium-features#premium-features-online-reservations) de Loxya ! Au final, Loxya ne rajoute pas de tâche, mais permet à tous les maillons de la chaîne de travailler ensemble. Du devis à la restitution, tout est visible, vérifié et tracé — et le lundi matin respire enfin. ### Découvrez Loxya vous aussi ! Si vous travaillez dans une entreprise de distribution de boissons, et que vous voulez découvrir comment Loxya peut vous aider quotidiennement dans votre travail, faites un **essai gratuit** d'une semaine, sans engagement, dès maintenant !