# Loxya | 1.2 | Plus de contrôle, plus d'autonomie, plus de performances ### 1.2 | Plus de contrôle, plus d'autonomie, plus de performances La rentrée de septembre marque traditionnellement le retour aux projets et aux nouvelles ambitions. Voici donc Loxya 1.2, une mise à jour majeure conçue pour simplifier votre travail, améliorer l'expérience de vos bénéficiaires, et vous faire gagner un temps précieux ! Au programme : **inscriptions en autonomie** pour les bénéficiaires, **gestion manuelle** des **retours** pour un contrôle renforcé du stock, **identifiants courts** pour chaque réservation, **réinitialisation du mot de passe**... S’ajoutent des options poussées de **mise en page des devis et factures**, la possibilité de faire des **demandes d’événements**, la création de **champs additionnels** dans les demandes, et une **grande amélioration des performances** de calcul des disponibilités du matériel en temps réel ! De quoi aborder la reprise sereinement, avec un outil plus souple, plus complet, plus clair et toujours à l’écoute des usages. ### Les nouveautés de la version 1.2 en détail 🚀 #### ⚡ Meilleures performances du calcul des disponibilités Le calcul de la disponibilité du matériel en **temps réel** est une fonctionnalité incontournable de Loxya, qui vous permet de **suivre avec précision et confiance** les problèmes potentiels de **manque de matériel** sur tous vos événements et réservations. Dans cette nouvelle version, la **rapidité** de ce calcul a été grandement améliorée, et l'utilisation de la **mémoire** du serveur a également été optimisée. Cela se traduit par une interface toujours plus réactive, sur le **planning principal** bien sûr, mais aussi dans l'onglet "**périodes de réservation**" (👑 Premium) de la fiche matériel, à **l'étape "matériel"** de la modification d'un événement ou d'une réservation, et même dans la **fenêtre de recherche rapide** (👑 Premium), quand un matériel s'affiche avec son utilisation actuelle. #### 🚩 Politique de gestion manuelle des retours de matériel Dans la version 1.2 de Loxya, vous pouvez opter pour une nouvelle [politique de gestion des retours](/wiki/usage#usage-return-policy) de matériel entièrement **manuelle**, répondant aux besoins des organisations nécessitant un **contrôle strict des flux de matériel**. Dans ce mode, le matériel n'est **plus automatiquement considéré comme retourné** à la fin de la période de mobilisation. Seul [l'inventaire de retour](/wiki/usage#usage-return-inventory) **validé** fait foi : tant qu'il n'est pas terminé, le matériel reste marqué comme **absent du stock** et l'événement apparaît **en retard** sur le planning.

Le planning de Loxya avec des retards de retour de matériel.

Cette approche permet un **suivi précis** et une **traçabilité complète** des mouvements de matériel, particulièrement adapté aux environnements où la responsabilité du matériel doit être clairement établie jusqu'à sa restitution effective, tout en ayant une **historisation des retards**. **Attention**, ce mode exige une **rigueur absolue** dans la réalisation des **inventaires de retour**. Sans cette discipline, le matériel peut rester bloqué indéfiniment, créant des pénuries en cascade sur les événements suivants et empêchant la réalisation des inventaires de départ. Si vous souhaitez opter pour ce mode alors que votre Loxya **contient déjà des événements et réservations** passés, la transition peut être facilitée grâce à une fonctionnalité permettant de **spécifier une date antérieure** lors de la finalisation de l'inventaire de retour. Si vous disposez d'un abonnement à l'une de nos [offres](/pricing), n'hésitez pas à [nous contacter](/contact) à ce sujet : nous pourrons vous accompagner pour que la **transition vers le mode manuel** se passe de la meilleure manière possible. #### 👨🏼‍💻 Demandes de réservation en autonomie complète (👑 Premium) En activant les [paniers anonymes](/wiki/usage#usage-online-reservations-anonymous-cart) dans les paramètres, vous pouvez permettre à vos **bénéficiaires** d'être entièrement **autonomes** pour s'inscrire en tant qu'utilisateur et **réserver du matériel** via Loxya. Ils peuvent constituer un **panier sans être connectés**, puis **s'inscrire facilement** pour finaliser leur demande.

L'inscription en autonomie pour faire des demandes de réservation dans Loxya.

L'inscription se déroule en quelques étapes simples : saisie des **informations personnelles** (et de l'entreprise éventuellement), ajout optionnel de l'**adresse** de facturation, et **validation** par un code reçu par e-mail. Une fois inscrit, le bénéficiaire peut **immédiatement soumettre sa demande** ! Cette fonctionnalité supprime les frictions administratives et permet aux gestionnaires de matériel de réduire significativement leur charge de saisie manuelle, tout en conservant un contrôle total sur l'approbation des demandes. #### ❓ Champs additionnels personnalisés (👑 Premium) Configurer des champs additionnels, **obligatoires ou non**, que les bénéficiaires devront compléter lors de leurs **demandes** de réservation permet une flexibilité totale pour collecter les **informations spécifiques à votre organisation** : numéro de projet, code budgétaire, responsable pédagogique, informations de transport, contraintes techniques, ou tout autre renseignement nécessaire à la validation des demandes.

Les champs additionnels d'une demande de réservation.

Les champs se configurent simplement depuis les [paramètres des réservations](/wiki/usage#usage-settings-online-reservations), et les réponses des bénéficiaires s'affichent directement dans **la page d'approbation des demandes**, permettant aux gestionnaires de **consulter** toutes les informations contextuelles pour prendre leur décision en connaissance de cause.

La configuration des champs additionnels des demandes de réservation.

Une amélioration qui simplifie les échanges et réduit les allers-retours entre bénéficiaires et gestionnaires. #### 🥳 Demandes d'événement (👑 Premium) Les bénéficiaires peuvent formuler directement des demandes concernant un événement, pas seulement de simples réservations de matériel. Un [paramètre global](/wiki/usage#usage-settings-online-reservations) donne le choix entre trois possibilités pour les demandes en ligne des bénéficiaires : - destination fixe vers des **réservations** (comportement historique préservé par défaut), - destination fixe vers des **événements**, - **libre choix** laissé au bénéficiaire avant la validation de son panier. Les demandes d'événement incluent des champs spécifiques : le **titre de l'événement** (obligatoire) et le **lieu** (optionnel). Ces données sont ensuite affichées dans l'onglet « **Informations additionnelles** » de la page de la demande. Les gestionnaires peuvent **modifier la destination** d'une demande existante. L'approbation d'une demande qui concerne un événement génère automatiquement l'événement correspondant dans le planning principal, avec traçabilité complète : la référence, la date et le nom de celui qui a approuvé la demande originale sont affichés dans la [fiche de l'événement](/wiki/usage#usage-bookings-modal-infos). #### 🔐 Réinitialisation autonome des mots de passe Le mot de passe de votre compte utilisateur Loxya peut maintenant être réinitialisé **en autonomie** grâce à **un lien** accessible directement depuis la [page de connexion](/wiki/usage#usage-login). Cette fonctionnalité permet donc aux utilisateurs de retrouver l'accès à leur compte **sans intervention du support technique**.

La fenêtre de réinitialisation du mot de passe.

**Sécurité renforcée** : Le système ne révèle jamais si l'adresse e-mail saisie correspond à un compte existant. Un message confirmant l'envoi du code de réinitialisation s'affiche systématiquement, protégeant ainsi la confidentialité des données utilisateurs contre les tentatives de reconnaissance de comptes. **Note importante** : Pour des raisons de sécurité, les comptes ayant un niveau d'accès "administrateur" sont exclus de cette procédure automatisée. Les administrateurs devront continuer à solliciter le support technique pour la réinitialisation de leur mot de passe. Une amélioration qui conjugue autonomie des utilisateurs, et maintien des standards de sécurité les plus élevés ! #### ⚙️ Autres améliorations importantes - Les **factures** avec un **montant total négatif** sont maintenant titrée avec le terme « **Avoir** ». - Dans la fenêtre des **détails d'une unité de matériel** (👑 Premium), un onglet « **Utilisations** » permet d'afficher la liste des événements et réservations passés, présents et futurs dans lesquels l'unité est utilisée. - Un nouveau niveau d'accès « **Supervision** » a été ajouté, donnant les mêmes droits que l'accès « Administration » sauf celui de gérer les utilisateurs, les parcs de matériel et les paramètres du logiciel. Il permet toutefois de gérer les tags, les catégories et les sous-catégories de matériel. - Surveillance de l'**inactivité de l'utilisateur** (👑 Premium) pour les demandes de réservation en ligne (et le processus d'inscription), une nouvelle option permet d'activer la **déconnexion automatique** des utilisateurs qui n'effectuent aucune interaction (clavier, souris, etc.) pendant quelques minutes. Une popup s'affiche avant, pour prévenir l'utilisateur qu'il va être déconnecté automatiquement, puis le système le déconnecte. Cela rendre Loxya utilisable dans des contextes ou les postes sont partagés par plusieurs personnes en limitant les risques de vol de session. - Le niveau d'accès « **Gestion** » a été renommé en « **Opération** » (opérateur). Les droits de ce niveau d'accès ne changent pas. - Un **identifiant court** (👑 Premium) est désormais automatiquement assigné à **chaque demande** de réservation ou d'événement. Cet identifiant permet de faciliter le suivi des demandes : il est présent dans toutes les communications associées, et il est affiché dans la fenêtre de la réservation ou de l'événement. Le champ de recherche du planning et de la liste des demandes prennent en compte ces identifiants pour retrouver rapidement une réservation ou sa demande associée. - Si elle est différente de la période d'exploitation, la **période de mobilisation** est affichée dans la fenêtre de détails de l'événement ou de la réservation (onglet "information"), ainsi que dans la **fiche de sortie**. - **Personnalisation** de l'affichage des **devis et factures** : ajout de **textes libres** affichés en bas des documents, contrôle granulaire des **informations de l'événement** à afficher (description, mobilisation, valeur totale de remplacement, totaux des caractéristiques spéciales), et affichage modulable des éléments de la **liste du matériel** (photos, descriptions, prix unitaire, valeurs de remplacement). Cette flexibilité permet à chaque organisation d'adapter ses documents commerciaux à son image de marque et ses pratiques métier. - Dans la partie **"réservation en ligne"** (👑 Premium), à l'étape du matériel, dans la fenêtre des filtres, un bouton "Appliquer et fermer" a été ajouté pour les très petits écrans, pour une meilleure visibilité que la petite croix en haut à droite. Aussi dans la liste du matériel, un **champ "quantité"** permet de saisir un nombre **manuellement**, pour éviter d'avoir à effectuer beaucoup de clics sur le bouton "+" quand on veut réserver une **grande quantité**. - Les **modèles de liste** (👑 Premium) sont maintenant filtrés selon le **contexte de parc** choisi. - Lors de l'édition des dates (période) d'un événement (ou d'une réservation), si des **unités** faisant partie de cet événement sont **déjà utilisées** pendant la nouvelle période dans **d'autres événements**, Loxya empêche la modification pour **éviter** que des **conflits** insolubles d'unités de matériel se produisent. ### Envie d'essayer la variante 👑 Premium ? Les derniers ajouts Premium vous ont décidé(e) à vous lancer avec [Loxya Premium](/premium-features) ? Vous pouvez [l'essayer gratuitement](https://client.loxya.com/register/new?forDemo=1) pendant une semaine ; et si vous êtes déjà abonné à une offre non-Premium, changer d'abonnement est rapide et très simple, il suffit de [nous contacter](/contact) ! --- ### 👋 À très bientôt pour une prochaine version Nous remercions chaleureusement l'IUT de Nancy Charlemagne, l'association Retour de Scène, et la société Febus Optics pour leur participation financière à l'élaboration de cette version de Loxya 🙏 ! Nous vous souhaitons une excellente rentrée, et une bonne découverte de ces nouveautés. À très bientôt pour la suite ! L'équipe de Loxya.